Hoe slim werken met To-Do lijstjes?

to do print lijst

We hebben allemaal zoveel te doen, en zo weinig tijd. Jezelf organiseren is het enige wat je kan helpen om alle taken tot een goed einde te brengen. En een goede to-do lijst is onontbeerlijk bij die organisatie.

Eigenlijk zou je met twee to-do lijstjes moeten werken. Eén grote master lijst, die je digitaal bijhoudt, bijvoorbeeld via Outlook. Daar kan je namelijk ook wederkerende taken plannen, mails omzetten in taken, enz.  Werk met labels voor categorieën (werk, huishouden, vereniging, sportclub, boekhouding, …) en ook met deadlines, de datum waarop de taak gedaan moet zijn.
En een tweede lijst is een papieren lijst, voor de taken die je per dag moet doen. Zet elke taak eerst op de digitale lijst, en maak daarna een planning voor de dag. Kies 3 tot 5 taken die die dag _absoluut_ gedaan moeten worden. En kies er dan ook 3 tot 5 die je graag die dag klaar zou hebben.

Geef vervolgens prioriteiten, waarbij je rekening houdt met de deadline en de belangrijkheid in je leven. Zet alles op papier, en maak daarbij gebruik van het handige sjabloon dat je hier kan downloaden. Dat vel is ingedeeld in een voor- en namiddag. Begin met je taken te plannen, en zet bij elke taak de tijd die je verwacht aan de taak te moeten spenderen (in de kolom ET = Estimated Time). Zo krijg je meteen een realistische planning – een voormiddag heeft nu eenmaal maar 4u, als je van 8 tot 12 werkt!

Is de taak klaar, noteert dan ook in de kolom AT (Actual Time) hoelang je er werkelijk aan gewerkt hebt. Zo leer je jezelf eigenlijk beter kennen, en weet je met welke marge je rekening moet houden. Ben je iemand die gewoonlijk 1,5 uur besteedt aan een taak die je voor 1u had ingeschat, hou daar dan rekening mee wanneer iemand je een opdracht wil geven, en je vraagt wat je deadline zou zijn.

Het voordeel van deze werkwijze is dat je niet moet stressen wanneer de eerste taak langer uitloopt. De laatste taak op je lijst is immers de minst belangrijke voor die dag, en het zal wellicht niet veel verschil maken wanneer je die pas de volgende dag afwerkt.

Het sjabloon dat je online vinden kan, kan je ook zelf heel gemakkelijk maken hoor. Je tekent het gewoon op een pagina, en je versiert het met wat leuke kleurtjes en stopt het in je printer/kopieermachine. Of je maakt iets dergelijks aan in Excel, zodat je het kan printen vanuit je computer. Goede moed!